System ProPublico daje taką możliwość poprzez modyfikację szablonu dokumentu. Logując się do systemu z uprawnieniami kierownika grupy należy wybrać z menu Konfiguracja systemu opcję Konfiguracja pism, a następnie:

a) w lewej kolumnie Nazwa pisma znaleźć pismo, które chcemy zmienić i dokonać jego zaznaczenia – zaznaczony szablon pisma pojawi się w prawej kolumnie „Dostępne szablony – opis”;
b) następnie przyciskiem „Utwórz kopię” utworzyć kopię szablonu;
c) edytować go (przycisk „Edycja”) i wprowadzić pożądane zmiany, a następnie zapisać je przyciskiem „Zapisz do bazy i zamknij”, dostępnym na panelu obsługi dokumentu;
d) zaznaczyć w oknie obok szablonu opcję Aktywny;
e) dodatkowo można również nadać własną nazwę dokumentu (przycisk Zmień nazwę) oraz ustawić go jako domyślny (przycisk Ustaw jako domyślny) – będzie on wówczas automatycznie wykorzystywany przy generowaniu dokumentu w konkretnym postępowaniu.

Tak wprowadzone zmiany w dokumencie będą widoczne przy każdym jego wykorzystaniu.

17. Za każdym razem gdy tworzę nowe pismo muszę poprawiać pewien zakres tekstu w dokumencie. Czy mogę wprowadzić do szablonu pisma zmiany na stałe, tak aby były one widoczne przy każdym wygenerowaniu dokumentu?